Pengumuman!

Anda berada di sini : Soalan Lazim (FAQ)

SOALAN LAZIM (FAQ)

 

Soalan-Soalan Lazim Mengenai Pengurusan Rekod Secara Umum
(Frequently Asked Questions about Records Management in General)

  1. Apa itu Rekod Awam?

    Rekod Awam adalah rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam semasa melaksanakan tugas rasminya.


  2. Bilakah rekod perlu diwujudkan?

    Rekod perlu diwujudkan apabila kerja yang dilaksanakan adalah berkaitan dengan tugas rasmi anda iaitu samada ia memerlukan tindakan, rujukan, atau untuk membuat keputusan, cadangan dan arahan.


  3. Kenapa rekod diwujudkan?

    Rekod diwujudkan sebagai bahan bukti kepada sesuatu perkara yang berlaku samada peristiwa, arahan, keputusan, nasihat atau cadangan yang dibuat semasa melaksnakan sesuatu tugas rasmi.


  4. Dimanakah rekod perlu disimpan?

    Rekod-rekod adalah aset kerajaan. Oleh itu, rekod-rekod perlu disimpan dengan baik ditempat-tempat khas iaitu rekod-rekod aktif di Bilik Registri, rekod separa aktif dan tidak aktif di Bilik Rekod Jabatan, manakala rekod-rekod terperingkat disimpan di dalam kabinet khas berkunci atau bilik kebal.


  5. Apakah yang dimaksudkan dengan Pengurusan Rekod?

    Pengurusan rekod adalah pengawalan rekod secara sistematik mulai daripada rekod itu diwujudkan sehinggalah ia dilupuskan. Dalam lain perkataan ia meliputi pengurusan rekod ke atas keseluruhan kitaran hayat sesuatu rekod tersebut. Kitaran hayat rekod bermula sejak ia diwujudkan dan berakhir apabila ia dilupuskan samada dimusnahkan atau dipindah ke Arkib Negara untuk simpanan kekal.


  6. Apa itu Jadual Pelupusan Rekod?

    Jadual Pelupusan Rekod adalah jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan.


  7. Bilakah sesebuah Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan perlu membuat Pelupusan Rekod?

    Sesebuah Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan perlu melaksanakan pelupusan rekod apabila:
    a) Tindakan ke atas rekod awam telah ditamatkan bagi tempoh lebih daripada 5 tahun.
    b) Habis tempoh yang dipersetujui antara Ketua Pengarah Arkib Negara dengan Ketua Pentadbir pejabat awam.
    c) Kedaaan fizikal rekod tersebut tidak mengizinkan pemeliharaan yang berterusan.


  8. Apakah faedah Pengurusan Rekod?

    Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan yang mengamalkan Pengurusan Rekod yang baik akan mendapat faedah-faedah berikut:
    a) dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesan.
    b) dapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan cekap.
    c) berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat dan berkualiti.
    d) menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa).


  9. Apa itu Bilik Rekod?

    Bilik Rekod adalah ruamg simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif supaya penggunaan, penyelenggaraan, dan pengawalan terhadap


  10. Apakah perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan oleh Arkib Negara?

    Arkib Negara Malaysia menawarkan perkhidmatan-perkhidmatan pengurusan rekod kepada Kementerian / Jabatan / Agensi Kerajaan seperti berikut:
    a) Memberi khidmat nasihat kepakaran Pengurusan Rekod.
    b) Menyediakan perkhidmatan penilaian rekod.
    c) Memberi kelulusan pemusnahan rekod.
    d) Memberi panduan penyediaan JPR.
    e) Memberi panduan penubuhan Bilik rekod / Pusat Rekod Agensi.
    f) Menyediakan ruang penyimpanan rekod bagi Kementerian/Jabatan/Agensi.
    g) Menyediakan ruang penyimpanan rekod bagi Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan.
    h) Melatih Pegawai Rekod Jabatan/Pegawai Kerani Rekod dalam Pengurusan Rekod.


  11. Apa itu Bahan Arkib?

    Arkib adalah rekod yang tidak aktif yang mempunyai nilai sejarah dan kebangsaan, dipelihara dan disimpan kekal di Arkib Negara. Bahan Arkib adalah amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.

 

 
Tarikh Kemaskini :