Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Akta Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].

Kepentingan Rekod Awam

1. Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara.
   
   
2. Rekod awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan.
   
   
3. Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai.
   
   
4. Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan dan individu.
   
   

Tanggungjawab Anda Terhadap Rekod Awam

1. Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan anda perlukan di dalam urusan harian.
   
   
2. Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara sistematik dan dipelihara dengan baik.
   
   
3. Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan.
   
   
4. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod yang tidak diperlukan.
   
   
5. Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan dan dimusnahkan.
   
   
6. Mempastikan semua rekod bernilai yang telah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
   
   
7. Meminta kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan rekod-rekod yang tidak bernilai.
   
   
8. Mendapatkan khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-Pegawai Arkib mengenai cara pengurusan rekod di jabatan anda.