Pengumuman!

Anda berada di sini : Pengurusan Rekod / Konvensional / Panduan Pengurusan (Pemindahan Rekod)

PANDUAN PENGURUSAN (PEMINDAHAN REKOD)


Apa Dia Pemindahan Rekod

Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.

Kenapa Rekod Perlu Dipindahkan

  1. Mempastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan lebih selamat.

  2. Menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah menjimatkan perbelanjaan di samping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.

Meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja disimpan di jabatan.

Kumpulan Rekod Yang Boleh Dipindahkan

  1. Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya.

  2. Kumpulan-kumpulan rekod peribadi/perkhidmatan kakitangan jabatan kerajaan.

  3. Rekod-rekod yang bernilai yang telah mencapai usia lebih dari lima tahun dari tarikh penutupannya. Keutamaan perlu diberi kepada rekod-rekod yang telah berusia lebih dari dua puluh tahun.

  4. Rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan.

  5. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semula tarafnya kepada rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

  6. Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Bagaimana Rekod-Rekod Dipindahkan

  1. Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.

  2. Mengenalpasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.

  3. Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan.

  4. Menyediakan Senarai Pemindahan Rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan sama ada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.

  5. Memajukan dua salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.

  6. Mendapatkan keputusan penilaian rekod sama ada rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.

  7. Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.

  8. Mempastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.

  9. Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.

Bolehkan Rekod-Rekod Tersebut Dirujuk

  1. Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc 79) yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia. Khidmat rujukan ini juga tertakluk kepada 35(1), Akta Arkib Negara 2003.

  2. Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksimili dengan memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.

  3. Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri.

  4. Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula ke Arkib Negara Malaysia setelah digunakan di dalam tempoh sebulan. Jabatan perlu menghubungi Arkib Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.

Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh tiga bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.

Pengurusan rekod

Tarikh Kemaskini :