Kenapa Rekod Perlu Dipelihara

1. Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.
   
   
2. Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.

Apa Dia Musuh-Musuh Rekod

1. Faktor Fizikal

• Tempat Simpanan
  Tempat simpanan yang tidak sempurna adalah merupakan salah satu agen perosak rekod seperti bangunan yang diperbuat dari kayu dan mudah terbakar, dimasukki air, serangga serta juga tidak mempunyai sistem peredaran udara yang baik dan sistem penyimpanan yang tidak teratur.
  
• Cahaya, Suhu dan Kelembapan.
  Rekod-rekod yang sering terdedah kepada cahaya dan mudah rosak, pecah dan bertukar warna manakala suhu yang terlalu tinggi menyebabkan rekod mudah berkedut dan hancur. Kelembapan bandingan (relative humidity) yang tinggi pula menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat pada rekod-rekod tersebut.
  
• Habuk
  Habuk yang terkumpul di tempat simpanan rekod di mana kelembapan bandingannya tinggi akan menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat. Butiran-butiran halus dan tajam pada habuk merosakkan kertas dan rekod yang lain terutama sekali mikrofilem dan pita magnetik. Habuk juga mengandungi bakteria yang merbahaya kepada manusia.
  
• Bencana Alam
  Banjir, peperangan, kebakaran, gempa bumi dan bencana-bencana alam yang lain adalah juga merupakan agen-agen perosak rekod.

2. Faktor Biologikal

Terdiri daripada binatang/serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan binatang-binatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus, lembap, sesak dan kotor. Kulat dan cendawan juga merupakan agen perosak rekod.

3. Faktor Kimiawi

4. Faktor Manusia

Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia Boleh terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.

Cara-Cara Pemeliharaan Rekod

Tempat simpanan rekod mestilah terdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat yang mempunyai ciri-ciri berikut :

1. Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.
   
   
2. Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air.
   
   
3. Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba, sistem semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu rintangan api dan sebagainya.
   
   
4. Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.
   
   
5. Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu di antara 15ºC-18ºC dan kelembapan bandingannya ialah 55%-65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat hawa dingin, kipas bolehlah digunakan untuk mendapatkan peredaran udara yang sempurna.
   
   
6. Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan menggunakan pencuci hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu.
   
   
7. Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-rekod tersebut.
   
   
8. Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.
   
   
9. Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati den perlu menggunakan pelekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail dengan segera.

Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am. Bil. 1/1997 iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5, jabatan-jabatan kerajaan perlu mematuhi peraturan tersebut bagi memastikan rekod-rekod kerajaan dipelihara dengan selamat.