Takrif Pemusnahan Rekod

1. Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi serta tidak mempunyai nilai utama (primary value) seperti nilai penyelidikan pentadbiran dan perundangan.
   
   
2. Rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi.
   
   
3. Rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut Jadual Pemisahan Rekod Jabatan dan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah dipersetujui oleh Arkib Negara Malaysia dan Jabatan berkenaan.
   
   
4. Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun, resit, baucer lejer, jernal dan lain-lain lagi menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150).
   
   

Keperluan Pemusnahan Rekod

1. Mengatasi masalah kesesakan ruang pejabat.
   
   
2. Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat.
   
   
3. Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod.
   
   
4. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.

Prosidur Pemusnahan Rekod

1. Pemusnahan Rekod Yang Mempunyai Jadual Pemisahan

• Memastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan yang ditetapkan.
• Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang musnah dari rekod-rekod yang masih diperlukan untuk rujukan.
• Memastikan rekod-rekod yang hendak dimusnahkan mempunyai nombor dan tajuk/perkara seperti yang terdapat di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan Rekod Am atau borang-borang Inventori Rekod.
• Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang dimusnahkan kepada Arkib Negara Malaysia dalam ukuran meter panjang/padu (ukuran bertimbun).

2. Pemusnahan Rekod yang tidak mempunyai Jadual Pemisahan

• Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.
• Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.
• Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadangkan musnah oleh Arkib Negara Malaysia.
• Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.
• Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang musnah menurut Seksyen 25, Akta Arkib Negara Malaysia 2003.
• Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

3. Pemusnahan Rekod-Rekod Kewangan

• Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150). Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.
• Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Cara-cara Pemusnahan Rekod

1. Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975.
   
   
2. Dibakar atau menggunakan mesin perincih.
   
   
3. Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.

Penalti Kerana Melanggar Akta Arkib Negara Malaysia 2003

Pelanggaran peruntukan seksyen 25 Akta Arkib Negara Malaysia akan didenda sebanyak RM5,000 atau 1 tahun penjara atau kedua-duanya sekali menurut Seksyen 25(5) Akta Arkib Negara Malaysia 2003.