Setiap jabatan perlu meminta kebenaran Arkib Negara untuk apa-apa tindakan memusnahkan rekod dengan menyenaraikan rekod-rekod yang telah tamat tindakan dalam borang-borang yang dikhaskan untuk tindakan selanjutnya oleh Arkib Negara.
Seksyen 25, Akta Arkib Negara Malaysia
Kaedah dan Tatacara Pelupusan
i. Melalui Jadual Pelupusan
Rekod Dicadang Pindah
- Memisahkan rekod berdasarkan tempoh simpanan.
- Penyusunan rekod.
- Penyenaraian rekod dengan menggunakan Senarai Pemindahan Rekod.
- Hantar Ke ANM untuk pengesahan sebelum pemindahan
Rekod Dicadang Musnah
- Memisahkan rekod berdasarkan tempoh simpanan.
- Penyusunan rekod mengikut siri.
- Penyenaraian siri rekod dengan menggunakan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod.
- Memohon kelulusan musnah.
- Sediakan Sijil Pengesahan Pelupusan rekod.
ii. Tanpa Jadual Pelupusan
• Memisahkan rekod.
• Penyusunan rekod.
• Penyenaraian rekod dengan menggunakan borang pelupusan rekod.
• Permohonan pelupusan kepada Arkib Negara Malaysia.
• Menerima keputusan pelupusan daripada Arkib Negara Malaysia.
