Pengumuman!

Anda berada di sini : Pengurusan Rekod / Elektronik / Pemindahan Rekod Elektronik ke Arkib Negara untuk Simpanan Kekal

PEMINDAHAN REKOD ELEKTRONIK KE ARKIB NEGARA UNTUK SIMPANAN KEKAL

 

  1. Adalah menjadi tugas dan tanggungjawab Jabatan-jabatan memastikan rekod dan data elektronik yang tindakan ke atasnya telah selesai dan dianggap tidak lagi aktif di Jabatan, dipindahkan ke Arkib Negara.

  2. Rekod-rekod elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah rekod dan data elektronik yang autentik, sahih dan lengkap.

  3. Arkib Negara bertanggungjawab memastikan rekod dan data elektronik yang disimpan di Akrib Negara ini dipelihara sebaik mungkin terutamanya dari aspek teknikal sepertimana semasa dipindahkan.

Format Pemindahan

  • Rekod dan data elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara sebaik-baiknya disimpan dalam format yang mudah, kos efektif dan tidak dikekang oleh satu-satu sistem komputer (perkakasan atau perisian).
  • Arkib Negara menyarankan agar jabatan-jabatan yang memindahkan rekod elektroniknya ke Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah memastikan rekod atau data elektronik dipindahkan dalam format terbuka (open format and platform-independent). Ini kerana rekod yang disimpan dalam format 'defacto' atau 'uncommon hardware/software' akan menyulitkan proses pertukaran (conversion) dan penhijrahan (migration) kemudian hari kelak.
  • Buat masa ini Arkib Negara menerima rekod dan data elektronik dalam format seperti berikut :

Rekod

Format

Teks tidak berstruktur (Unstructured texts)

 Plain American Standard Code for Information Interchange (ASCII), Unicode

Teks Berstruktur (Structured Texts)

Extensible Markup Language (XML), Standardized General Markup Language (SGML).

Compound Documents

Portable Document Format (PDF)

Bipmapped Images

Tagged Image File Format (TIFF, Version 6 and above), Photo CD Format (PCD), Joint Photographic Experts Group Format (JPEG, lossless compression)

Semua fail pangkalan data dalam ASCII dan fail data yang hendak di simpan di Arkib Negara mestilah dipindahkan dalam bentuk flat files terlebih dahulu dengan ciri-ciri kawalan berlebihan dibuang kecuali penanda kepanjangan rekod bagi rekod panjang boleh ubah (record length indicators for variable length records) penanda penyahhad elemen data, medan, rekod atau fail atau tag SGML, (marks deliminiting a data element, field, record or file, or SGML tags).
Semua rekod pangkalan data mestilah dalam format logik yang sama dan setiap elemen data dalam sesuatu rekod mestilah mengandungi satu nilai sahaja. Pangkalan data hubungan (Relational Database) yang memerlukan pautan dengan fail rujukan perlu mempunyai kunci primer (primary keys) untuk membolehkan pautan antara rekod dalam fail yang berbeza.

Semua maklumat dan deskripsi tambahan mengenai rekod tersebut mestilah dikeluarkan daripada sistem pengurusan pangkalan data Jabatan dan disimpan bersama dengan flat files dalam bentuk berstruktur untuk menjadikan ia sebagai satu rekod yang lengkap dan boleh difahami.
Fail teks dalam format seperti Microsoft Words, Word Perfect atau teks biasa (plain text) ASCII yang mempunyai rujukan kepada fail lain perlu dibuat nota kaki (footnote) yang mudah difahami. Rekod yang di encrypt (penyulitan) perlu di decrypt (penyahsulitan) sebelum dipindahkan ke Arkib Negara dan rekod tidak dimampat (compressed) melainkan setelah mendapat kelulusan Arkib Negara. Rekod-rekod terperingkat perlu diturun taraf sebelum dipindahkan ke Arkib Negara untuk simpanan kekal


Media Storan Rekod Elektronik

Jabatan boleh memilih untuk menyimpan dan memindah rekod  elektronik ke Arkib Negara dalam media storan seperti berikut:

  • Pita Magnetik
  • 4mm Pita DAT
  • Disket 3.5" 1.44Mb
  • CD-ROM yang mematuhi standard 9600

Bagi mel-elektronik, Jabatan mestilah mematuhi Garispanduan Prosedur Pengoperasian E-mel di Jabatan Kerajaan dan MyMIS (Malaysian Public Sector Management of Information & Communication Technology Security Handbook) yang disediakan oleh MAMPU. Sementara e-mel yang mempunyai nilai arkib hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara mengikut spesifikasi format dan media storan seperti dinyatakan di atas.

Sekiranya Jabatan mempunyai format dan media storan rekod dan data elektronik berlainan daripada spesifikasi seperti dinyatakan di atas, Jabatan hendaklah terlebih dahulu memaklumkan dan berbincang dengan Arkib Negara.

Dokumentasi

Sebelum rekod atau data elektronik dipindahkan ke Arkib Negara, Jabatan mestilah menyediakan metadata yang lengkap berhubung dengan rekod dan data tersebut. Maklumat ini penting bagi membolehkan para penyelidik mentafsir dan memanupulasi data atau rekod elektronik pada masa hadapan.

Metadata yang wujud dalam pengurusan rekod elektronik Jabatan hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara bersama-sama dengan rekod atau data elektronik di dalam fail yang berasingan mengikut spesifikasi format yang sama seperti rekod elektronik.

Bagi rekod-rekod elektronik yang termasuk dalam Jadual Pemisahan rekod Jabatan yang perlu dipindahkan ke Arkib Negara, tetapi tidak dapat dipindahkan atas sebab-sebab keperluan pentadbiran, maka tindakan seperti berikut hendaklah di ambil oleh Jabatan :

  • Memastikan ruang simpanan untuk rekod elektronik seperti pita magnetik, cakera padat, kaset dan lain-lain disimpan dalah suhu antara ± 18ºC dan R.H. 45% ± 5.
  • Mengamalkan penyemakan secara rambang ke atas semua media storan bagi menyemak jika terdapat kehilangan data dan seterusnya mengenalpasti sebab-sebab kehilangan data. Pada lazimnya media storan hendaklah diperbaharui dari semasa ke semasa bagi mengatasi keusangan (degradation).
  • Membuat perancangan teliti bagi tindakan penghijrahan maupun peralihan data sebelum perisian dan perkakasan menjadi usang (obsolete)

Memastikan semua metadata dan dokumentasi sistem bagi rekod tersebut yang wujud dalam bentuk kertas atau fail elektronik disimpan dan dipelihara dengan baik.

Pengurusan rekod

Tarikh Kemaskini :