Penilaian rekod adalah satu
proses bagi mengenalpasti rekod-rekod yang penting dan
bernilai arkib yang perlu dipelihara dan disimpan kekal.
Pemisahan rekod adalah
bertujuan untuk mengasingkan rekod yang aktif dan tidak aktif.
Rekod-rekod yang tidak aktif yang tidak mempunyai nilai arkib
boleh dibuat pemusnahan dengan kelulusan Jabatan Arkib Negara,
sementara rekod yang bernilai arkib, dipindahkan ke Arkib
Negara bagi simpanan kekal.
Kaedah dan ciri-ciri penilaian
rekod elektronik adalah sama seperti penilaian rekod dalam
bentuk kertas. Bagi rekod elektronik, terdapat dua peringkat
penilaian yang dilakukan iaitu :
a) Penilaian Isi Kandungan
Kaedah ini mengambil kira nilai kearkiban kandungan sesuatu
rekod elektronik yang lazimnya dinilai dari sudut
kepentingan pentadbiran, perundangan, kewangan, sejarah dan
nilai penyelidikan. Hanya rekod-rekod yang mengandungi nilai
kearkiban sahaja yang akan disimpan kekal.
b) Penilaian Teknikal &
Pentadbiran
Penilaian teknikal menekankan kepada kesahihan rekod,
berasaskan ciri-ciri keselamatan serta metadata yang lengkap
dan jelas. Metadata teknikal menerangkan mengenai sistem
data iaitu struktur pangkalan data, ciri-ciri, lokasi,
penggunaan data, kamus data (data dictionary), bentangan
data (record layout), buku kod (code book/table) dan
lain-lain maklumat yang berkaitan dengannya. Sementara
metadata pentadbiran menerangkan fungsi, tarikh, kegunaan
dan tujuan rekod diwujudkan. .Hubungkait antara metadata
rekod dan rekod tersebut perlu jelas bagi tujuan rujukan
masa hadapan. Maklumat ini samaada disimpan dalam media
kertas atau media elektronik hendaklah dimajukan ke Arkib
Negara bersama-sama dengan rekod tersebut semasa pemindahan
dibuat.
Penggunaan Jadual Pemisahan
Rekod (Record Disposal Schedule)
* Jadual Pemisahan Rekod ialah
satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi
sesuatu jenis rekod di agensi kerajaan dan tindakan yang
akan diambil keatasnya apabila tempoh simpanan itu tamat. Ia
bertujuan untuk memudahkan sesebuah jabatan kerajaan
menjalankan kerja-kerja pemisahan ke atas rekod-rekod mereka.
* Seperti rekod dalam bentuk
kertas, penilaian dan pemisahan rekod elektronik boleh
dilaksanakan melalui Jadual Pemisahan rekod yang disediakan
oleh Jabatan dengan kerjasama Arkib Negara. Walau
bagaimanapun, pemakaian Jadual Pemisahan bagi rekod
elektronik boleh dilaksanakan diperingkat awal iaitu semasa
sistem dibangunkan dengan memasukkan fungsi kearkiban rekod
elektronik (electronic records archiving) seperti jangka
masa simpanan, pemisahan, pemusnahan dan pengarkiban. Bagi
memperolehi keperluan fungsi bagi sistem kearkiban
elektronik ini, Jabatan mestilah terlebih dahulu berbincang
dengan Arkib Negara untuk menentukan struktur data yang
perlu ada bagi sistem tersebut.
