g National Archives of Malaysia
Pengumuman!

Anda berada di sini : Pengurusan Rekod / Elektronik / Penilaian dan Pemisahan Rekod Elektronik

PENILAIAN DAN PEMISAHAN REKOD ELEKTRONIK

 

  1. Penilaian rekod adalah satu proses bagi mengenalpasti rekod-rekod yang penting dan bernilai arkib yang perlu dipelihara dan disimpan kekal.

  2. Pemisahan rekod adalah bertujuan untuk mengasingkan rekod yang aktif dan tidak aktif. Rekod-rekod yang tidak aktif yang tidak mempunyai nilai arkib boleh dibuat pemusnahan dengan kelulusan Jabatan Arkib Negara, sementara rekod yang bernilai arkib, dipindahkan ke Arkib Negara bagi simpanan kekal.

  3. Kaedah dan ciri-ciri penilaian rekod elektronik adalah sama seperti penilaian rekod dalam bentuk kertas. Bagi rekod elektronik, terdapat dua peringkat penilaian yang dilakukan iaitu :

    a) Penilaian Isi Kandungan
    Kaedah ini mengambil kira nilai kearkiban kandungan sesuatu rekod elektronik yang lazimnya dinilai dari sudut kepentingan pentadbiran, perundangan, kewangan, sejarah dan nilai penyelidikan. Hanya rekod-rekod yang mengandungi nilai kearkiban sahaja yang akan disimpan kekal.

    b) Penilaian Teknikal & Pentadbiran
    Penilaian teknikal menekankan kepada kesahihan rekod, berasaskan ciri-ciri keselamatan serta metadata yang lengkap dan jelas. Metadata teknikal menerangkan mengenai sistem data iaitu struktur pangkalan data, ciri-ciri, lokasi, penggunaan data, kamus data (data dictionary), bentangan data (record layout), buku kod (code book/table) dan lain-lain maklumat yang berkaitan dengannya. Sementara metadata pentadbiran menerangkan fungsi, tarikh, kegunaan dan tujuan rekod diwujudkan. .Hubungkait antara metadata rekod dan rekod tersebut perlu jelas bagi tujuan rujukan masa hadapan. Maklumat ini samaada disimpan dalam media kertas atau media elektronik hendaklah dimajukan ke Arkib Negara bersama-sama dengan rekod tersebut semasa pemindahan dibuat.

  4. Penggunaan Jadual Pemisahan Rekod (Record Disposal Schedule)

    * Jadual Pemisahan Rekod ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di agensi kerajaan dan tindakan yang akan diambil keatasnya apabila tempoh simpanan itu tamat. Ia bertujuan untuk memudahkan sesebuah jabatan kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan ke atas rekod-rekod mereka.

    * Seperti rekod dalam bentuk kertas, penilaian dan pemisahan rekod elektronik boleh dilaksanakan melalui Jadual Pemisahan rekod yang disediakan oleh Jabatan dengan kerjasama Arkib Negara. Walau bagaimanapun, pemakaian Jadual Pemisahan bagi rekod elektronik boleh dilaksanakan diperingkat awal iaitu semasa sistem dibangunkan dengan memasukkan fungsi kearkiban rekod elektronik (electronic records archiving) seperti jangka masa simpanan, pemisahan, pemusnahan dan pengarkiban. Bagi memperolehi keperluan fungsi bagi sistem kearkiban elektronik ini, Jabatan mestilah terlebih dahulu berbincang dengan Arkib Negara untuk menentukan struktur data yang perlu ada bagi sistem tersebut.

Pengurusan rekod

Tarikh Kemaskini :