Pengumuman!

Anda berada di sini : Pengurusan Rekod / Konvensional / Panduan Pengurusan (Jadual Pemisahan Rekod)

PANDUAN PENGURUSAN (JADUAL PEMISAHAN REKOD)


Apa Itu Jadual Pemisahan Rekod Awam

Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia bertujuan memudahkan sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan (disposal) ke atas rekod-rekod mereka. Dengan adanya jadual Pemisahan Rekod Awam sesebuah Jabatan/Agensi akan dapat mengetahui dengan mudah persoalan-persoalan berikut :

  1. Selama mana sesuatu jenis rekod harus disimpan di Jabatan/Agensi.

  2. Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan.

  3. Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas tempoh simpanan rekod di Jabatan/Agensi Kerajaan dipatuhi dan semua tindakan ke atasnya selesai.

Apa Itu Rekod Awam

Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].

Apakah Kepentingan Jadual Pemisahan Rekod Awam

  1. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Jabatan/Agensi Kerajaan.

  2. Mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan/sejarah untuk disimpan di Arkib Negara Malaysia sebagai bahan penyelidikan.

  3. Memberikan kelulusan kepada Jabatan/Agensi Kerajaan memusnahkan dengan segera rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yuang ditetapkan.

  4. Mengenalpasti rekod-rekod penting Kerajaan.

  5. Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat.

  6. Mengatasi masalah kesesakan ruang.


Bagaimana Jadual Pemisahan Rekod Awam Disediakan

1. Tindakan Jabatan/Agensi Kerajaan

  • Melantik Pegawai Rekod Jabatan
  • Mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangan-cawangannya.
  • Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam.
  • Mengumpul maklumat mengenai akta, organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan/Agensi Kerajaan.
  • Mengenalpasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan.
  • Mengisi borang Inventori Rekod (Contoh borang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia).
  • Mengkaji rekod untuk menentukan nilainya.
  • Mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod.
  • Mendapatkan pengesahan dari Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan.
  • Memajukan 3 salinan borang Inventori Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan.
  • Mengedarkan Jadual Pemisahan Rekod Awam ke bahagian-bahagian untuk pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.
  • Mengkaji semula Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah disediakan setiap lima tahun.

2. Tindakan Arkib Negara Malaysia

  • Menyediakan draf Jadual Pemisahan Rekod Awam berdasarkan borang Inventori Rekod yang diterima dari Jabatan/Agensi Kerajaan untuk kajian Jawatankuasa Inventori/Jadual Pemisahan Rekod Awam Arkib Negara Malaysia.
  • Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atas Jadual Pemisah Rekod Awam.
  • Menyediakan salinan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah diluluskan untuk simpanan dan edaran Jabatan/Agensi Kerajaan.
  • Memajukan sesalinan borang Inventori Rekod ke Jabatan/Agensi Kerajaan untuk simpanan.

Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu tanggungjawab yang penting dan harus diberi keutamaan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan. Kerjasama di antara Jabatan/Agensi Kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk menjayakannya.

Pengurusan rekod

Tarikh Kemaskini :