Peranan dan tanggungjawab Cawangan Arkib Negara di semua negeri adalah seragam, di mana lebih menumpukan kepada program pengurusan rekod bagi membantu Jabatan/agensin kerajaan di negeri-negeri menguruskan rekod-rekod awam dengan sistematik. Justeru itu, rekod-rekod awam yang bernilai kekal dapat dipelihara untuk rujukan dimasa hadapan. Peranan dan tanggungjawab itu adalah meliputi :

• menjalankan lawatan dan memberi khidmat nasihat kepakaran dalam program pengurusan rekod kepada Jabatan-jabatan kerajaan, meliputi Jabatan Persekutuan, Negeri, Badan berkanun Persekutuan dan Negeri, juga perusahaannkerajaan, Penekanan adalah kepada pengurusan rekod awam yang sistematik;
  
  
• menjalankan ujikajirekod ke atas rekod-rekod yang tidak katif bagi tujuan mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai kekal dan rekod-rekod yang boleh dimusnahkan, berdasarkan nilai-nilai rujukan, perundangan dan kebangsaan;
  
  
• memindahkan dan menyediakan ruang simpanan bagi rekod-rekod awam yang bernilai kekal untuk tujuan pemeliharaan, agar rekod-rekod tresebut boleh dirujuk semula;
  
  
• memberi kebenaran pemusnahan rekod-rekod awam yang tidak aktif yang tidak mempunyai nilai rujukan, kebangsaan dan perundangan bagi melegakan ruang simpanan rekod di Jabatan/agensi kerajaan;
  
  
• memberi kebenaran pemusnahan rekod-rekod awam yang tidak aktif yang tidak mempunyai nilai rujukan, kebangsaan dan perundangan bagi melegakan ruang simpanan rekod di Jabatan/agensi kerajaan;
  
  
• mengesan dan mengumpul rekod-rekod persendirian seperti rekod-rekod pertubuhan bukan kerajaan, persatuan, swasta dan orang perseorangan dengan tujuan menambahkoleksi bahan arkib dalam simpanan Jabatan;
  
  
• menyediakan kemudahan rujukan kepada Jabatan/agensi kerajaan dan orang awam ke atas rekod-rekod dan bahan-bahan arkib yang tersimpan di Arkib Negara, dan menyediakan panducari-panducari seperti Senarai Penjelasan, Senarai Penerimaan, kad-kad indeks dan inventori;
  
  
• menjalankan tugas-tugas pengembangan dan sebaran maklumat melalui pameran, program-program pengkisahan sejaran, penulisan dan mewujudkan kerjasama dengan lain-lain jabatan dengan kerja-kerja penyebaran maklumat bagi menanam rasa kecintaan kepada negara dan bangsa.