Kementerian / Jabatan / Agensi boleh menganjurkan bengkel dan pihak Arkib Negara akan menyediakan penceramah / fasilitator untuk mengendalikan bengkel-bengkel berikut:
Bengkel ini akan menumpukan kepada latihan bagaimana menyediakan jadual pelupusan rekod functional, mengenalpasti siri rekod dan menentukan bila rekod patut dimusnah atau disimpan kekal di Arkib Negara Malaysia selepas siri fail tersebut tamat tindakan.
Bengkel akan menumpukan kepada kerja-kerja penyediaan siri fail, deskripsi siri fail dan tempoh masa untuk pemusnahan atau penyimpanan.
Di akhir bengkel, semua peserta akan dapat menyediakan satu dapatan awal yang telah ditulis dalam format yang tertentu dan kemudian dikemukakan di peringkat pengurusan untuk dilulus dan diguna pakai dalam prosedur pelupusan rekod functional jabatan berkenaan.
Bengkel biasanya mengandungi pakej selama 3 hingga 4 hari yang akan merangkumi tajuk-tajuk seperti berikut:
1. Pelaksanaan Program Pengurusan Rekod
Rekod sebagai fungsi pengurusan.
Record Management framework : pelaksanaan.
Polisi, undang2, akta dan sebagainya – polisi kebangsaan, ISO 15489, Akta Arkib Negara 2003, Panduan Pengurusan Pejabat Bil 5/2007.
Pengenalan kepada pewujudan, penggunaan & penyelenggaraan, pelupusan dan kearkiban (AMS , instituitional memory).
Amalan terbaik pengurusan rekod yang dilaksanakan di luar negeri.
Rumusan @ Kesimpulan.
2. Penyediaan Klasifikasi Fail
Definisi :
"Proses kerja mengenalpasti dan menyusun aktiviti urusniaga/rekod sesebuah organisasi ke dalam kategori/kumpulan mengikut struktur yang lojik, kaedah dan peraturan yang ditetapkan oleh mana-mana sistem klasifikasi.
"
ISO 15489 - Records Management
Pengenalan Tentang klasifikasi.
Kepentingan Kelasifikasi
Kaedah Penyediaan Kelasifikasi.
Analisa Fungsi.
Bina Tesaurus (Kata Kunci).
Pengkodan.
Mengindeks.
Manual Klasifikasi Fail.
3. Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod
Definisi :
"satu jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan. "
